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Hace unos años, la gestión de proyectos se basaba en diversos modelos de organización basados en tablones llenos de post-its® y mesas repletas de carpetas, hojas y todo lo que puedas imaginar. Hoy en día la cosa ha cambiado bastante y existen muchas opciones para trabajar y organizar bien tu trabajo y el del resto de tus compañeros. Pero… ¿cuantas aplicaciones hay que sirvan para ogranizar proyectos y no tareas? La mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos combinan herramientas de planificación de tareas, chats, calendarios, citas, encuestas, emails… combinadas entre sí desde una misma plataforma. El problema llega cuando lo que uno quiere es no tener que acceder a 5 plataformas online para gestionar el día a día aún teniendo que entrar en la plataforma con la que gestionas las tareas del equipo, y por eso que aunque parezca increíble las aplicaciones del mercado tanto free como de pago no aúnan esa posibilidad, vamos a verlo.    

Comenzamos por Slack.

  Slack es una aplicación para los que tengan más de 30 años conocerán el chat IRC, pues bien, han cogido ese mismo chat y lo han modernizado por decirlo rápidamente. han añadido apis de otras plataformas para unificar procesos, permisos, archivos, bibliotecas, conversaciones in live, etc… Se construye a partir de canales de comunicación y conversaciones sobre proyectos/grupos, donde puedes añadir usuarios y establecer roles de permisos. A pesar de que gratuitamente puedes trabajar (mucha gente lo hace) si tu empresa crece debes pensar rápidamente en pasar a la opción de pago, ya que éste te limita a 10.000 búsquedas «atrás» en el historial de conversaciones.   A día de hoy es la gran plataforma en el mundo de las comunicaciones y a la espera de que opere en bolsa en el 2º trimestre de 2019.  
Ventajas: – Plataforma nº 1 en comunicación en la empresa – Integra videollamadas – Versión gratuita que dá mucho de sí. – Hay cientos de apis que puedes conectar a tus proyectos.
Desventajas: – No es una solución integral en las empresas – Es un chat y faltan aplicaciones integradas para el día a día – Falta de informes – Si eres empresa, piensa en slack como un chat de pago
   

Seguimos con Asana.

    Es posiblemente la 2ª plataforma más conocida dentro del ecosistema empresarial en lo que a gestión de proyectos se refiere (por detrás de Trello). Han conseguido integrar varias funciones imprescindibles para el trabajo colaborativo dentro de una empresa creando un diseño de interface bastante minimalista (a diferencia de sus competidores).   En Asana crear proyectos, asignarles tareas y vencimientos a cada empleado es muy muy rápido y por ello han conseguido un crecimiento desde que se lanzara al mercado hace ya unos años increíble. Yo que he probado diferentes plataformas de este tipo debo reconocer el gran trabajo de diseño UI/UX que han conseguido a pesar de que esta herramienta no valga para gestionar proyectos de trabajo sino que únicamente sirve para la gestión de tareas (que es muy diferentes). Esto significa que a pesar de gestionar las tareas y los vencimientos de un proyecto deberemos ir a otras plataformas para seguir trabajando en nuestro proyecto y todo eso sin pensar en que tienes que olvidarte de informes avanzados…   Para que entiendas como trabaja esta aplicación tienes que pensar en que puedes crear un proyecto (web, desarrollo, producto, etc…) y que puedes asignar tareas con fechas y a dichas tareas asignar a su vez compañeros de trabajo, punto. No esperes otra cosa muy diferente a lo que te acabo de explicar.   Ah eso sí tienes un calendario, diagrama de gantt y un chat colaborativo en forma de posts.  
Ventajas: – Para pequeñas empresas o autónomos sin a penas gastar dinero. – Es rápido. – Diseño minimalista que se agradece mucho. – Fácil e intuitivo, lo que hace que la curva de aprendizaje sea rápida.
Desventajas: – No es para grandes empresas. – Necesitas otras herramientas al cabo del día para gestionar un proyecto. – Falta de informes. – No puedes conectar otras apis y se echan en falta.
   

Ahora el toca el turno al todo poderoso Trello.

    Posiblemente la herramienta de gestión de tareas más conocida a nivel mundial y es que sus más de 25 millones de usuarios dan crédito de que es así.   Trello fue la plataforma innovadora que cogió el sistema kanban de organización de proyectos y tareas y lo llevó del mundo físico al virtual (ya existían otras plataformas que hacía lo mismo anteriormente pero no ha sido hasta la llegada de Trello el boom de estas herramientas, algo habrá hecho diferente). Su forma de trabajar es fácil (¿será eso?), creas un proyecto/trabajo/tumismo… llamado «board», una vez dentro en forma de tarjetas puedes cambiar el nombre del título, por ejemplo «por hacer, en revisión, terminadas…» y añadir tantas tareas como requiera tu trabajo. Una vez la tarjeta está creada te permite hacer clic y abrir una ventana (modal) para establecer sub-tareas, vencimientos, notas, descripción, etc…   Y ya está!, por eso ha sido tan popular en los últimos años.   En los últimos meses han ido añadiendo funciones, conexiones apis con otras herramientas, etc… sobre todo desde que Atlassian se hiciera con sus derechos por no menos de 425 millones de dólares, casi nada…  
Ventajas: – Fácil de usar y rápida comparada con otras plataformas similares. – Diseño de interface UI/UX increíble. – Te permite trabajar con la herramienta sin pagar por ella.
Desventajas: – Conexiones api con otras plataformas (están conectando algunas pero no son suficientes). – Necesitas otras herramientas al cabo del día para gestionar un proyecto. – Falta de informes.
   

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